Protection des données

Expertise & Finance Sàrl (IDE CHE-114.416.169), siège à Saint-Aubin (Fribourg, Suisse), est une entreprise qui fournit des prestations dans le domaine fiduciaire et audit. L’offre de prestations de services de Expertise & Finance Sàrl comprend essentiellement, entre autres :

• Prestations de services en matière d’audit (contrôle restreint essentiellement) ;
• Prestations de services en matière fiduciaire (comptabilité, assistance au bouclement, assistance à l’établissement de déclarations TVA et/ou fiscales, établissement des salaires, annonces annuelles de salaires aux charges sociales, établissement de décompte de charges immobilier, conseils en matière comptable et/ou fiscal).

La présente déclaration relative à la protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, la période de conservation ainsi que vos droits. On entend par données personnelles (ci-après également appelées données) toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données. Nous collectons et traitons des données personnelles afin d’accomplir nos tâches professionnelles, conformément aux dispositions légales et contractuelles. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales en vigueur en Suisse (Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020). Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations.

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour assurer la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre. Cela comprend en particulier les objectifs suivants :

• Gestion et administration des relations contractuelles avec les clients, collaborateurs, fournisseurs, etc. ;
• Gestion des contacts et communication dans le cadre de la fourniture de prestations ;
• Exploitation du site Internet et authentification des utilisateurs enregistrés pour certaines parties de notre site Internet ;
• Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions ;
• Envoi d’invitations et organisations d’événements et de webinaires ;
• Actions marketing et envois de newsletters ;
• Collectes / analyses statistiques ;
• Gestion et établissement des salaires ;
• Gestion des données et établissement de déclaration à des fins fiscales.

Selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données sensibles. Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes :

• nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, sexe, adresse, numéro de téléphone, titre, date de naissance, nationalité, profession, informations sur l’employeur, numéro AVS;
• correspondance électronique et écrite (courrier). En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données, du segment de clientèle et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants.

Pour la gestion et l’administration de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes :

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Pour les entreprises :
  • forme juridique, capital social et capital libéré, année de fondation de l’entreprise, organe de révision externe, chiffre d’affaires en Suisse et à l’étranger, chiffre d’affaires annuel réalisé par domaine d’activité, n° de registre ;
  • succursales : Lieu de la succursale, raison sociale, adresse, téléphone, Internet, e-mail, langue de correspondance ;
  • informations sur les effectifs : domaines professionnels, nombre de collaborateurs respectivement de responsables,
  • pourcentage de postes ;
• Informations financières ;
• Données d’évaluation des risques :
  • Extraits du registre des poursuites ;
  • Direction et contrôle de l’entreprise :
    • Données sur les personnes physiques / associés et membres de la direction impliqués dans l’entreprise ;
    • Nom, Prénom, année de naissance, nationalité, fonction, pourcentage de voix, informations sur l’activité dans l’entreprise ;
    • Données sur les sociétés et fondations détenant une participation dans l’entreprise : raison sociale, siège, domaine, degré de participation ;
    • Données sur la personne de contact : nom, prénom, date de naissance, e-mail et téléphone ;
    • Informations relatives à l’engagement de personnes exerçant une fonction dirigeante auprès d’entreprises tierces et, le cas échéant, nom, prénom, entreprise, secteur d’activité, fonction et taux d’occupation du poste ;
    • Données sur les rapports de participations.
• Informations liées aux paiements (par exemple coordonnées bancaires) ;
• Données relatives aux mandats telles que :
  • Statuts, procès-verbaux, contrats ;
  • Données sur les collaborateurs (salaire, assurance sociale) ;
  • Informations comptables et fiscales ;
  • Données personnelles sensibles [telles que les données relatives à la santé, à la religion, à la perception de l’aide sociale, aux poursuites ou aux faillites].
• Autres données reçues de clients auxquels nous fournissons ou avons fourni des prestations.

Ces données sont principalement traitées dans le cadre de prestations dans notre domaine d’activité [audit, conseil, impôts, traitement des salaires ou comptabilité]. Il s’agit principalement de données relatives à nos clients. Mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données. Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles (par exemple obligation en qualité d’organe de révision). En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

Pour l’envoi d’informations sur des manifestations, publications, etc. (à des fins de marketing) ainsi que pour l’envoi de newsletters, nous traitons les données personnelles suivantes :

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1.

Ces données sont nécessaires à la fourniture de la prestation, à la communication ou à la gestion de notre base de clients. Les informations en rapport avec le marketing, les mailings et les newsletters font également l’objet d’une analyse statistique afin d’améliorer en permanence nos prestations de services. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing ou vous désabonner de la newsletter.

Les données personnelles suivantes sont traitées pour l’organisation et la réalisation de manifestations :

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations sur l’employeur (telles que raison sociale, adresse, adresse e-mail), les participants et intervenants ;
• Informations sur la participation à la formation ;
• Informations de paiement.

Pour les manifestations en ligne, les données visées au chiffre 4.5 sont également traitées. Les prénom, nom, éventuellement adresse, courriel et employeur peuvent être divulgués aux autres participants. Ces données sont traitées pour l’organisation de manifestations, à des fins de réseautage et de marketing.

Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec Microsoft Teams ou Zoom. Pour la communication directe par téléphone, courriel, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes :

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1 ;
• Autres données personnelles contenues dans le courriel ;
• Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communication.

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos clients et à d’autres tiers intéressés.

Les données suivantes sont traitées pour la gestion du personnel :

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1 ;
• Données relatives aux assurances sociales / n° AVS ;
• Informations sur les enfants ;
• Informations sur le poste au sein de notre entreprise, telles que date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail ;
• Informations relatives à la candidature telles que lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, évaluation des entretiens d’embauche, assessments, références ;
• Informations financières et coordonnées bancaires ;
• Pour les collaborateurs imposés à la source : confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation et informations sur le partenaire ;
• Informations sur l’entretien d’évaluation périodique ;
• Enregistrement du temps et des vacances ;
• Informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile ;
• Extraits de casier judiciaire et/ou du registre des poursuites.

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés / détruits à l’issue de la procédure de candidature, à moins que nous n’ayons obtenu l’autorisation de les conserver. Les données servent à un traitement correct dans le domaine des ressources humaines, à l’exécution de la relation contractuelle (contrat de travail) et sont principalement fournies par les collaborateurs et collaboratrices.

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous :

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1 ;
• Informations financières telles que coordonnées bancaires ;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.).

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Nous traitons également ces données pour vérifier l’existence d’un éventuel conflit d’intérêts en lien avec notre activité d’organe de révision et pour nous assurer que la collaboration ne nous expose pas à des risques involontaires, par exemple en matière de blanchiment d’argent ou de sanctions. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission, nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.

Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes :

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire : elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

Notre site Internet utilise des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil l’autorisent, nous utilisons des cookies et des outils similaires afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet. Les cookies sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que :

• l’adresse IP,
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite,
• le type d’appareil que vous utilisez,
• la manière dont vous utilisez notre fonction de recherche (ce que l’on appelle Search-Log),
• les différentes actions que vous effectuez lorsque vous recevez la newsletter.

Il est également possible de visiter notre site Internet sans cookies, en paramétrant le navigateur de façon à ce qu’il empêche l’enregistrement des cookies. Cependant, ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation du site Internet. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur.

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.

En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part à partir du moment où vous bénéficiez de l’une des prestations. Dans certaines circonstances, les données peuvent être également collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées. Toutefois, dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat. Nous utilisons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature, lors de la sélection d’enseignants et d’intervenants), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site Internet (voir chiffre 4.8).

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées.

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles. Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse. Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre 8), sont prises.

Notre site Internet n’utilise pas de boutons de partage pour vous permettre, en cliquant, d’utiliser des plug-ins sociaux de tiers. Notre société n’est pas présente sur les réseaux sociaux.

Ce site Internet n’utilise pas «Google Analytics».

Les newsletters contiennent des «web beacons», à savoir des fichiers d’un pixel qui sont extraits à l’ouverture de la newsletter. Dans le cadre de cette extraction, des données techniques, telles que des informations sur le navigateur et sur votre système, de même que votre adresse IP ainsi que l’heure de la consultation, sont collectées. Ces informations servent à l’amélioration technique des services sur la base des données techniques ou des groupes cibles et de votre comportement de lecture en fonction du lieu de consultation (identifiable grâce à l’adresse IP) ou des horaires d’accès. À des fins statistiques, il est également relevé si la newsletter est ouverte. Dans ce cas, le jour, l’heure et les liens consultés sont relevés. Pour des raisons techniques, ces informations peuvent être attribuées au destinataire correspondant. Cependant, nous utilisons ces informations uniquement afin d’identifier les habitudes de lecture de nos utilisateurs, d’adapter les contenus et ainsi d’améliorer la newsletter. Le prestataire d’envoi peut utiliser les données du destinataire sous forme de pseudonyme, c.-à-d. sans les associer à un utilisateur, afin d’optimiser ou d’améliorer ses propres services, p. ex. en vue de l’optimisation technique de l’envoi et de la mise en page de la newsletter ou à des fins statistiques. Il n’utilise toutefois pas les données des destinataires de notre newsletter pour son propre compte ni ne les transmet à des tiers.

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi ou pour défendre nos intérêts.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part :

• Prestataires de services (p. ex. sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, conseillers, avocats, compagnies d’assurance) ;
• Tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (notamment autorités de surveillance de la révision ou autorités fiscales), institutions gouvernementales, tribunaux, assurances sociales, banques.

Les tiers que nous mandatons se sont engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué. Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse. Pour les prestataires situés hors de Suisse, notamment dans le cadre de logiciel (Office, Adobe, par exemple), aucune prestation cloud n’est utilisé et aucune donnée vous concernant ne leur est transmis. Nous utilisons une solution Cloud dont le fournisseur est suisse et dont les serveurs sont exclusivement basés en Suisse. Sauf accord contraire explicite avec le client ou en cas d’indisponibilité de la solution Cloud durant plus de 24 heures (uniquement en cas d’urgence), les données d’administration des salaires, décomptes de salaire et certificats de salaire sont transmis exclusivement sous forme cryptée, via la solution Cloud ou par courriel crypté.

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données. Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent respectivement ne doivent pas être supprimées/effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données. Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. Cette déclaration est exclusivement soumise au droit suisse. Le for exclusif est au siège de la fiduciaire.

Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire. Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courrier ou par courriel. Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe. La carte d’identité ou le passeport doivent être encore valide au dépôt de la demande.

Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur le site Internet. La présente déclaration relative à la protection des données a été mise à jour pour la dernière fois selon la date figurant au début de ce document.